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MitarbeiterportalKostenlos starten

HR-Software für kleine Unternehmen und ihre Teams

Personal einfach verwalten. Auch ohne eigene HR-Abteilung.

Personarium verbindet Personalakten, Urlaub, Zeiterfassung, Schichten, Dokumente und Lohnvorbereitung. Eine Mitarbeiterakte wird einmal angelegt und verbindet danach die täglichen Abläufe.

Personarium 14 Tage testenInteraktive Personarium-OberflächeEchte Oberfläche ansehen

Plus umfasst bis zu fünf aktive Mitarbeiterakten. Pro entfernt dieses produktseitige Aktenlimit und ergänzt Team-, Schicht- und Lohnabläufe.

5Plus für bis zu 5 Akten

PROPro ohne Aktenlimit

Personarium: eine Personalakte in der echten Anwendung, mit synthetischen BeispieldatenEchte Personalakte
  • Akte angelegt
  • Urlaub freigegeben
  • Monat vorbereitet

Echte Anwendung. Synthetische Beispieldaten.

  • Betrieb in Deutschland
  • AES-256-GCM für sensible Felder
  • Rollen und Sichtbereiche
  • Geschützte Vorgänge protokolliert
  • AVV zum Abschluss bereit
  • Anbieterneutrale Übergabe-CSV
Personarium: Mitarbeiterliste in der echten Anwendung, mit synthetischen Beispieldaten

Plus für bis zu 5 AktenBis zu 5 aktive Akten

Pro ohne AktenlimitNicht pro Mitarbeiterakte

Betrieb in DeutschlandHetzner-Infrastruktur

Ein Abo für allesHR, Projekte, Rechnungen und Dateien

Kommt dir das bekannt vor?

Personalorganisation scheitert selten am Menschen. Meist scheitert sie an zu vielen Ablagen.

Personarium räumt die Stellen auf, an denen kleine Betriebe jeden Monat nachfragen, übertragen und hinterherlaufen.

  1. Stammdaten, Verträge und Fristen liegen in Ordnern, Dateien und einzelnen Köpfen.

    Personarium stattdessenEine digitale Akte bündelt Person, Beschäftigung, Dokumente, Kontingente und organisatorische Zuordnung.

  2. Urlaub kommt per Nachricht, Zeiten per Tabelle und der Schichttausch per Zuruf.

    Personarium stattdessenAnträge, Zeitbuchungen, Schichten und Freigaben greifen auf dieselbe Person und Organisation zu.

  3. Am Monatsende werden Stunden, Zuschläge und Abwesenheiten noch einmal für das Lohnbüro zusammengesucht.

    Personarium stattdessenPro bündelt die vorhandenen Daten für die Lohnvorbereitung und den kontrollierten Export.

Echte Oberfläche ansehen
Weniger suchen. Mehr miteinander.

So wird aus Personalverwaltung ein klarer Alltag.

Wähle einen Schritt. Sieh den echten Arbeitsbereich. Alle Beispiele sind synthetisch.

Plus

Alle Akten. Ein Ort.

Finde Mitarbeiter, öffne ihre Akte und sieh den aktuellen Status. Die Übersicht führt direkt zu den Daten, die du brauchst.

Bis zu 5 aktive Akten; Pro hebt das produktseitige Limit auf

Tarife und Umfang vergleichen

Personarium: Dein Team. Alle Akten. Ein Ort.

Personarium: Dein Team. Alle Akten. Ein Ort.

Echte Produktaufnahme. Synthetische Beispieldaten. Die Abbildung ist nicht interaktiv.

Echte Anwendung. Synthetische Beispieldaten.

Gewählter Schritt 1 / 3: Dein Team

Ab Plus

Personalakte und Organisation

Stammdaten, Beschäftigungszeiträume, Dokumente, Urlaubskonten und organisatorische Zuordnung bleiben an einem Ort.

  • Bis zu 5 aktive Akten mit Plus
  • Kein produktseitiges Aktenlimit mit Pro
  • Organisation, Stellen und Führungslinien
PersonalverwaltungFreeAbfindungs-RechnerArbeitszeugnis-DecoderArbeitsvertrag-GeneratorPro
Technische Einzelheiten

Besonders sensible Identifikations- und Bankfelder werden zusätzlich feldweise verschlüsselt. Dokumente liegen im verbundenen Aktenschrank und werden über Personalakte und Berechtigungen erreichbar.

Ab Plus

Urlaub und Zeiterfassung

Kontingente, Feiertage, Anträge, Zeitbuchungen und Monatsstände arbeiten mit derselben Beschäftigung und demselben Arbeitszeitmodell.

  • Urlaubsanträge und Freigaben
  • Kommen, Gehen und Pausen
  • Hinweise zu Ruhe- und Höchstarbeitszeiten
UrlaubsplanerZeiterfassung
Technische Einzelheiten

Arbeitszeit- und Urlaubsberechnungen sind Organisationshilfen. Vertrag, Tarif, Betriebsvereinbarung, Feiertagsregeln und Gesetz bleiben im Einzelfall maßgeblich.

Was Personarium im Alltag abdeckt

Fünf Aufgaben rund um dieselbe Person.

Der Kern bleibt übersichtlich. Fortgeschrittene Abläufe erscheinen erst mit Pro und nur dort, wo sie gebraucht werden.

Kostenlos startenEchte Oberfläche ansehen
Personarium: Lohnvorbereitung in der echten Anwendung, mit synthetischen Beispieldaten
Mit Pro

Schichten und Mitarbeiter-Self-Service

Plane Schichten mit Vorlagen, Verfügbarkeiten und Konflikthinweisen. Beschäftigte nutzen ihren begrenzten Bereich über ein eigenes Konto.

  • Wochenplan und Schichtvorlagen
  • Tausch, offene Schichten und Freigaben
  • Eigene Anträge, Zeiten und freigegebene Dokumente
SchichtplanPro
Technische Einzelheiten

Self-Service und gemeinsame Organisationen benötigen Pro. Leitung und Personalverwaltung brauchen je einen gebuchten Pro-Platz. Beschäftigte bekommen einen Mitarbeiter-Login ohne Aufpreis.

Mit Pro

Lohnvorbereitung

Bündle Zeitdaten, Zuschläge und Abwesenheiten für den nächsten Schritt bei Lohnbüro oder Steuerberatung.

  • Monatsläufe mit kontrolliertem Status
  • DATEV-Datei für LODAS und Übergabe-CSV für jedes Lohnbüro
  • Prüfbare Bewegungsdaten für die Übergabe
LohnvorbereitungProGehalts-ZusammenfassungPro
Technische Einzelheiten

Personarium erstellt keine Lohnabrechnung, übermittelt keine Meldungen an Behörden und ersetzt kein Entgeltabrechnungssystem. Die DATEV-Datei für LODAS entsteht, sobald du einmal die Lohnart-Nummern deines Lohnbüros einträgst. Die Datei für DATEV Lohn und Gehalt ist in Vorbereitung.

Plus und Pro

Onboarding, Talente und Planung

Onboarding gehört bereits zu Plus. Pro ergänzt Bewerbungen, Entwicklung, Lernen, Stellen, Vergütung, Reisekosten, Umfragen und Analysen.

  • Onboarding-Aufgaben und Fristen ab Plus
  • Bewerbungen, Ziele und Qualifikationen mit Pro
  • Stellen-, Vergütungs- und Workflow-Planung mit Pro
BewerbungsmanagementProEntwicklungszieleProLernmanagementProStellenplanungProVergütungsplanungProHR-WorkflowsProHR-AnalysenProReisekostenProMitarbeiterumfragenProKündigungsfrist-MonitorEqual-Pay-RadarPro
Technische Einzelheiten

Analysen verwenden deine Organisationsdaten. Automatische Vorschläge sind Arbeitshilfen und treffen keine Einstellungs-, Vergütungs- oder Trennungsentscheidung.

Interaktive Personarium-Oberfläche

Jetzt ausprobieren.

Öffne eine Personalakte, probiere die Bearbeitung aus und erkunde die weiteren Bereiche. Diese eigenständige Spielversion nutzt Beispieldaten. Deine Änderungen bleiben in der Demo.

Interaktive Personarium-Oberfläche
Interaktive Demo wird vorbereitetDie Bedienelemente sind gleich verfügbar.
PPersonarium/PersonalverwaltungPLUSPeople & HR StudioInteraktive DemoNur synthetische Daten
Synthetische Demo-Daten. Personarium organisiert HR-Akten, ersetzt aber keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung.
Sonntag, 30. August

Guten Morgen.

Was heute in deinem Team Aufmerksamkeit braucht.

HR-Administration
Mitarbeiter

Heute im Team

Abwesenheiten

Nächste Abwesenheiten

Schnellaktionen
Interaktive Produktvorschau mit synthetischen Beispieldaten. Alle Aktionen bleiben ausschließlich in dieser Vorschau.

Eine Akte, verbundene Abläufe

Vom ersten Arbeitstag bis zum Monatsabschluss ohne neue Insellösung.

Jeder Bereich arbeitet mit derselben Mitarbeiterakte. Sichtrechte und Freigaben bestimmen, wer was sehen oder ändern darf.

Selbst ausprobieren

  1. Anlegen

    Stammdaten, Beschäftigung, Urlaub und Zuordnung erfassen.

  2. Organisieren

    Team, Stelle, Führungslinie und Dokumente zusammenführen.

  3. Arbeiten

    Urlaub, Zeiten und bei Pro auch Schichten verwalten.

  4. Einbinden

    Mit Pro die Person zu einem eigenen, auf sie begrenzten Zugang einladen.

  5. Vorbereiten

    Zeiten, Zuschläge und Abwesenheiten für das Lohnbüro bündeln.

Personarium: Bearbeitung einer Personalakte in der echten Anwendung, mit synthetischen Beispieldaten
Berechtigungen bleiben Teil des Ablaufs.HR-Administration, Führungskräfte und Beschäftigte erhalten getrennte Sichtbereiche. Vorschläge und Hinweise treffen keine Personalentscheidung.
Besonders nützlich, wenn Menschen in Schichten arbeiten.Der Schichtplan gehört zu Pro.
  • Gastronomie
  • Pflege
  • Einzelhandel
  • Handwerk

Mitarbeiter-Self-Service mit Pro

Jede Person sieht ihren Bereich. Nicht dein ganzes Personalbüro.

Du entscheidest, welche Beschäftigten einen eigenen Zugang brauchen. Die Einladung verbindet das Konto mit der vorhandenen Mitarbeiterakte.

  1. Mitarbeiter-Self-Service mit Pro

    Akte auswählen

    Du wählst die vorhandene Mitarbeiterakte und verschickst die Einladung.

  2. Mitarbeiter-Self-Service mit Pro

    Einladung annehmen

    Die Person registriert sich über den Link oder meldet sich mit einem bestehenden Werkzeu.ge-Konto an.

  3. Mitarbeiter-Self-Service mit Pro

    Eigenen Bereich nutzen

    Urlaub, eigene Zeiten, Schichten und freigegebene Dokumente bleiben auf die Person begrenzt.

  4. Mitarbeiterportal

    Eine Adresse für Beschäftigte: personarium.de/mitarbeiter

Mitarbeiterakte

Ein Datensatz für deine interne Verwaltung. Pro hat kein produktseitiges Limit für aktive Akten. Eine Akte allein kostet keinen Team-Platz.

Zwei Arten von Zugängen

Inhaber, Führungskräfte und die Personalverwaltung belegen je einen Pro-Platz mit allen Werkzeugen. Alle anderen Beschäftigten bekommen einen Mitarbeiter-Login ohne Aufpreis. Er öffnet nur das Mitarbeiterportal. Mitarbeiter-Logins funktionieren, solange deine Organisation Pro hat.

Beispiel: 12 Beschäftigte, alle mit LoginDie Inhaberin und zwei Schichtleitungen arbeiten mit vollen Pro-Plätzen. Die übrigen 9 Beschäftigten melden sich mit einem Mitarbeiter-Login im Portal an, beantragen dort Urlaub, stempeln und reichen Spesen ein. Du buchst 3 Pro-Plätze, die 9 Logins kosten nichts extra.

Einfach anfangen

Erst die Grundlage, dann der Rest.

Du musst nicht am ersten Tag jeden Pro-Bereich nutzen. Beginne mit Akten, Urlaub und Zeiten und nimm weitere Abläufe erst bei Bedarf dazu.

Schrittweise einrichten

Lege Organisation, Verantwortliche und aktive Beschäftigte zuerst an. Danach folgen Arbeitszeitmodelle, Kontingente, Dokumente und bei Bedarf Self-Service.

  • Klare Startreihenfolge
  • Weitere Bereiche nur bei Bedarf nutzen
  • Berechtigungen vor Einladungen prüfen
  • Struktur und Stammdaten gemeinsam prüfen
  • Keine unkontrollierte Massenübernahme
  • Abnahme durch eine verantwortliche Person

Persönliche Hilfe ab 5 Team-Plätzen

Wir unterstützen bei Ersteinrichtung und Datenübernahme ohne Zusatzkosten. Umfang und Ausgangsformat stimmen wir vorab mit dir ab.

Kostenlose Einpflege ab 5 Plätzen

Im selben Abo enthalten

Personal, Projekte und Rechnungen. Ein Abo.

Plus und Pro gelten für Werkzeu.ge als Ganzes. Personarium ist der HR-Arbeitsbereich darin, nicht ein einzeln berechnetes Modul.

Ein Konto, ein Preis, getrennte Rechte und verbundene Arbeitsbereiche

Auch im selben Abo: Projektspiegel

Vertragsstunden und Abwesenheit im selben Planungsbild.

Wenn die planende Person auch Leserechte im HR-Bereich hat, nutzt Projektspiegel Vertragsstunden als Kapazitätsbasis und zeigt genehmigte Abwesenheiten daneben an. Abwesenheiten werden nicht automatisch von der Kapazität abgezogen.

Projektmanagement ist in deinem Werkzeu.ge Plus- oder Pro-Abo enthalten.

Projektspiegel: echter Arbeitsbereich mit synthetischen Daten

Projektspiegel: echter Arbeitsbereich mit synthetischen Daten

Echte Produktaufnahme. Synthetische Beispieldaten. Die Abbildung ist nicht interaktiv.

Projektspiegel. Echte Anwendung, synthetische Beispieldaten.
Projektmanagement ansehen
Auch im selben Abo: Fakturen

Personal verwalten und Rechnungen schreiben, ohne zwei Abos zu kaufen.

Mit demselben Werkzeu.ge-Konto stehen dir auch Kunden, Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen und Zahlungsübersicht zur Verfügung. Die Zugriffsrechte bleiben nach Arbeitsbereich getrennt.

Fakturen und die passenden Projektwerkzeuge sind kein separat berechnetes Modul.

Fakturen: echter Arbeitsbereich mit synthetischen Daten

Fakturen: echter Arbeitsbereich mit synthetischen Daten

Echte Produktaufnahme. Synthetische Beispieldaten. Die Abbildung ist nicht interaktiv.

Fakturen. Echte Anwendung, synthetische Beispieldaten.
Rechnungsprogramm ansehen
Personal

Personarium

Personalakten, Urlaub, Zeiten, Schichten, Dokumente und Lohnvorbereitung.

  • Gemeinsame Mitarbeitergrundlage
  • Mitarbeiter-Logins ohne Aufpreis, mit Pro
  • Rollen und Sichtbereiche
Personarium ansehen
Projekte und Kunden

Projektspiegel

Plane Aufträge, Aufgaben, Zeiten, Budgets und verfügbare Kapazität.

  • Kanban und Aufgaben
  • Zeit, Budget und Auslastung
  • HR-Kapazität nur mit Freigabe
Projektmanagement ansehen
Rechnungen

Fakturen

Kunden, Angebote, Rechnungen, E-Rechnungen, Zahlungen und Übergabe an die Kanzlei.

  • Dokumentenkette
  • E-Rechnung und Rechnungseingang
  • Zahlungen und Mahnungen
Fakturen ansehen
Dateien

Aktenschrank

Ordne Personal-, Projekt- und Rechnungsdokumente im gleichen Konto.

  • Ordner statt Download-Chaos
  • Berechtigte Verknüpfungen
  • Fachexporte und geregelte Anfragen
Mehr über Werkzeu.ge

Wichtig für Teams: Gemeinsame Organisationen und Mitarbeiter-Self-Service benötigen Pro. Gebuchte Team-Plätze brauchst du für Leitung und Personalverwaltung. Mitarbeiter-Logins für Beschäftigte kosten nichts extra.

Klare Preise

Ein Werkzeu.ge-Abo. Kein Preis pro Mitarbeiterakte.

Wähle nach Arbeitsweise: Plus für die zentrale Verwaltung eines kleinen Teams, Pro für fortgeschrittene HR-Abläufe, oder Pro Team für die gemeinsame Organisation.

0 €

Starte mit einem privaten, selbst verwalteten Datensatz

Free enthält Basisdaten, deine eigene Zeiterfassung und persönliche Urlaubsplanung. Keine Gehalts-, Bank-, Steuer-, Gesundheits- oder Dokumentdaten, keine Lohnübergabe, Freigaben oder fremden Mitarbeiterakten.

Free öffnen
Empfohlen

Plus Solo

Silber-Gründerpreis - 17% Rabatt

Für zentrale Verwaltung

Der Personarium-Kern und alle Plus-Werkzeuge für eine verantwortliche Person.

13,99 € / Monatregulär 16,99 €

Jahresabo: 12 Monate zum Preis von 10: 139,90 €

  • Bis zu 5 aktive Mitarbeiterakten
  • Personalverwaltung, Urlaub und Zeiterfassung
  • Dokumente, Organisationsgrundlage und Onboarding
  • Projektmanagement, Fakturen und Dateien im selben Abo
Plus 14 Tage testen

Das Monatsabo ist monatlich kündbar. Der Gründerpreis bleibt, solange dein Abo aktiv ist - ohne Ablaufdatum. Noch 25 Tage in der Silber-Phase, danach steigt der Preis.

Pro Solo

Silber-Gründerpreis - 30% Rabatt

Für fortgeschrittene Abläufe

Alles aus Plus, ohne produktseitiges Aktenlimit und mit den Pro-Werkzeugen für den alleinigen Zugriff.

17,99 € / Monatregulär 25,99 €

Jahresabo: 12 Monate zum Preis von 10: 179,90 €

  • Kein produktseitiges Limit für aktive Mitarbeiterakten
  • Schichtplanung und Lohnvorbereitung
  • Talente, Vergütung, Planung und Analysen
  • Alle Pro-Werkzeuge für Projekte und Rechnungen
Pro 14 Tage testen

Das Monatsabo ist monatlich kündbar. Der Gründerpreis bleibt, solange dein Abo aktiv ist - ohne Ablaufdatum. Noch 25 Tage in der Silber-Phase, danach steigt der Preis.

Pro Team

Silber-Gründerpreis - 30% Rabatt

Für gemeinsame Arbeit

Alles aus Pro, gemeinsam genutzt mit Rollen, Einladungen und Mitarbeiter-Self-Service.

17,99 € / Monat je gebuchtem Platzregulär 25,99 €
  • Organisation und Rollen
  • Einladungen per E-Mail
  • Preis je Pro-Platz für Leitung und Personalverwaltung, Mitarbeiter-Logins ohne Aufpreis
  • Mitarbeiterakten ohne Login belegen keinen Platz
  • Kostenlose Einpflege ab 5 Plätzen

Mitarbeiterakten ohne Login belegen keinen Platz.

Monatlicher Team-Gesamtpreis53,97 € / Monat
Jährlicher Team-Gesamtpreis12 Monate zum Preis von 10539,70 € / Jahr
Pro Team 14 Tage testen

Das Monatsabo ist monatlich kündbar. Der Gründerpreis bleibt, solange dein Abo aktiv ist - ohne Ablaufdatum. Noch 25 Tage in der Silber-Phase, danach steigt der Preis.

Plus und Pro gelten für die gesamte Werkzeu.ge-Plattform, nicht nur für Personarium.Alle angezeigten Preise enthalten 19 % MwSt. Berechtigte Neukunden können 14 Tage testen. Die Testphase startet nach Bestätigung eines nutzbaren Zahlungsmittels. Bei Mollie werden 1,00 Euro sofort als Vorauszahlung belastet. Sie werden mit der ersten Abo-Zahlung verrechnet oder bei Kündigung vor der Umwandlung zurückerstattet. Maßgeblich sind die Angaben im Bestellprozess.

Im Vergleich

Personarium im Vergleich. Ehrlich nebeneinander.

Vier HR-Lösungen, ihre veröffentlichten Preise und Funktionen, Stand 09.10.2026. Wo ein Anbieter nichts angibt, steht ein Strich und kein Kreuz.

Vergleichen mit
Personarium im Vergleich mit vier HR-Lösungen, Preise pro Monat
MerkmalPersonariumWettbewerber 1Wettbewerber 2Wettbewerber 3Wettbewerber 4
Preis pro Personalakte
keiner: 25,99 € inkl. MwSt. / 21,84 € zzgl. MwSt. im Monat für beliebig viele Akten
auf Anfrage, mind. 20 Nutzer
ab 6,00 € je Mitarbei­tendem (MwSt. ohne Angabe)
ab 8,00 € je User (MwSt. ohne Angabe)
9,16 € inkl. MwSt. / 7,70 € zzgl. MwSt. je Person (alle Module)
Gründerpreis bei Abschluss bis 20.11.
17,99 € inkl. MwSt. / 15,12 € zzgl. MwSt.gilt, solange dein Abo läuft
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
Bis 5 Mitarbei­tende
16,99 € inkl. MwSt. / 14,28 € zzgl. MwSt.(Gründer­preis 13,99 € bei Abschluss bis 20.11.)
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
Abwesen­heiten mit Genehmigung, Feiertage aller Bundesländer
ja
ja
ja
ja
Abwesen­heiten ja, Bundes­länder ohne Angabe
Zeit­erfassung mit Arbeitszeit­gesetz-Prüfung
ja
ja
erst im teureren Tarif
ja
ja
Stempeln per persönlichem Link, ohne eigenes Konto
ja
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
Schicht­planung inklusive
ja
keine Angabe des Anbieters
ja
Zusatz­modul
keine Angabe des Anbieters
Lohn­vorbereitung für DATEV (LODAS)
ja
ja
erst im teureren Tarif
Zusatz­modul
DATEV-Import
Bewerber­management inklusive
ja
ja
Zusatz­modul
Zusatz­modul
keine Angabe des Anbieters
Rechnungen und Projekt­management im selben Abo
ja
nur Projekt­zeiten
keine Angabe des Anbieters
Projekt­modul als Zusatz
keine Angabe des Anbieters
295 weitere Werkzeuge inklusive (Büro, Steuern, Recht, PDF, Medien, Alltag)
ja
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
keine Angabe des Anbieters
Hosting in Deutschland
ja
Irland
ja
ja
ja

Fußnote: Stand: 09.10.2026, Preise der Anbieter können sich ändern. So vergleichen wir: jeweils der Einstiegstarif bei monatlicher Zahlweise, alle Angaben von den eigenen Websites der Anbieter, Preise pro Monat inkl. 19 % MwSt. und zzgl. MwSt.; Preise der Anbieter zzgl. MwSt. umgerechnet, "ab"-Preise wie vom Anbieter angegeben; sagt ein Anbieter nicht, ob sein Preis die MwSt. enthält, steht der Preis wie veröffentlicht. Personarium Pro: eine Person verwaltet beliebig viele Personalakten; Mitarbeitende stempeln, reichen Spesen ein und beantworten Umfragen über einen persönlichen Link ohne eigenes Konto. Eigene Logins für Mitarbeitende sind als Mitarbeiter-Login ohne Aufpreis enthalten und öffnen nur das Mitarbeiterportal. Inhaber, Führungskräfte und Personalverwaltung belegen je einen Pro-Platz (Pro Team). Plus: bis zu 5 aktive Personalakten. Gründerpreis für Abschlüsse bis 20.11.2026, 23:59:59 Uhr deutscher Zeit, bleibt, solange das Abo läuft. Lohnvorbereitung: Personarium erstellt keine Lohnabrechnung. Weitere Werkzeuge: alle Werkzeuge der Plattform außer Fakturen, Personarium, Projektspiegel und Spielen. "-" = keine Angabe des Anbieters.

Datenschutz ohne Nebelmaschine

Personaldaten brauchen nachvollziehbare Grenzen.

Personarium kombiniert Organisationsgrenzen, Rollen, zusätzliche Feldverschlüsselung und protokollierte sensible Zugriffe. Das ersetzt keine eigene Berechtigungs- und Aufbewahrungsentscheidung.

Kernbetrieb in Deutschland

Kernanwendung und primäre Speicherung laufen auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland. Verschlüsselte Datenbanksicherungen liegen geografisch getrennt in einer weiteren Hetzner-Region in der EU.

Sensible Felder zusätzlich verschlüsselt

IBAN, Steuer-ID und Sozialversicherungsnummer werden feldweise mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert.

Rollen und Sichtbereiche

HR-Administration, Führungskräfte und Beschäftigte erhalten getrennte Rechte. Die Person sieht im Self-Service nur den eigenen freigegebenen Bereich.

Geschützte Vorgänge protokolliert

Viele Änderungen sowie Zugriffe auf besonders geschützte Bereiche werden im HR-Protokoll erfasst. Wird das Konto des handelnden Nutzers gelöscht, wird die Verknüpfung des Protokolleintrags mit dieser Benutzer-ID entfernt.

Auskunft und Löschung kontrolliert bearbeiten

Ein vollständiger Organisationsdaten-Export oder eine Löschung läuft getrennt über einen berechtigten Organisationskontakt. Gesetzliche Aufbewahrung und die konkrete Löschentscheidung bleiben beim Verantwortlichen.

Auftragsverarbeitung geregelt

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag steht zur Prüfung und zum Abschluss bereit. Externe Anbieter werden in der Datenschutzerklärung genannt.

Klare Zusammenarbeit

Personalarbeit organisieren und sicher übergeben.

Personarium hält die tägliche Organisation zusammen und schafft klare Übergaben an Verantwortliche, Lohnbüro und bestehende Fachprozesse.

Direkt in Personarium

  • Personalakten, Dokumente und organisatorische Zuordnung
  • Urlaub, Zeiten, Schichten, Freigaben und vorbereitende Exporte
  • Rollen, Self-Service und nachvollziehbare Arbeitsstände

Für die sichere Übergabe

  • Lohnvorbereitung für Lohnbüro oder Abrechnungssystem
  • Prüfbare Freigaben statt automatischer Personalentscheidungen
  • Rollen und Datenzugriffe unter deiner Kontrolle

Vom Produkt in deinen Arbeitsalltag

Gute Personalarbeit beginnt mit einem klaren Ablauf.

Praktische Anleitungen mit Schritten, Beispielen, Quellen und klaren Grenzen. Lies, was dir bei deiner nächsten Aufgabe hilft.

Personalakte & Datenschutz · 7 Min. Lesezeit

Digitale Personalakte: Zugriffsrechte für kleine Teams sinnvoll ordnen

Ein praxistaugliches Rollenmodell für Personalakten: Aufgabenbezug, sensible Bereiche, Self-Service, Prüfpfade und sichere Exporte.

Anleitung lesen Zeiterfassung · 7 Min. Lesezeit

Arbeitszeiterfassung für kleine Unternehmen: vom Eintrag zum prüfbaren Monatsstand

Arbeitszeit verständlich erfassen: eindeutige Zeiträume, Pausen, Korrekturen, Monatsprüfung und eine klare Grenze zur Lohnabrechnung.

Anleitung lesen Personalakte · 7 Min. Lesezeit

Digitale Personalakte für kleine Unternehmen: sinnvoll strukturieren, Zugriff begrenzen

So strukturierst du eine digitale Personalakte mit klaren Kategorien, Rollen, Prüfterminen und datensparsamen HR-Abläufen.

Anleitung lesen

Häufig gefragt

Klare Antworten vor dem Kauf.

Falls etwas fehlt, erreichst du uns direkt über Werkzeu.ge.

Brauche ich eine Personalabteilung für Personarium?

Nein. Die Oberfläche ist für Inhaberinnen, Inhaber und Verantwortliche kleiner Betriebe gedacht, die Personalorganisation neben anderen Aufgaben erledigen. Fachliche Verantwortung und arbeitsrechtliche Entscheidungen bleiben trotzdem bei deinem Betrieb.

Zahle ich für jede Mitarbeiterakte?

Nein. Plus umfasst bis zu fünf aktive Mitarbeiterakten. Bei Pro entfällt dieses produktseitige Aktenlimit. Gebuchte Pro-Plätze brauchst du nur für Leitung und Personalverwaltung. Alle anderen Beschäftigten bekommen einen Mitarbeiter-Login ohne Aufpreis.

Wie treten Beschäftigte dem Mitarbeiterportal bei?

Eine berechtigte Person öffnet die vorhandene Mitarbeiterakte, wählt "Mitarbeiter-Login" und verschickt eine Einladung per E-Mail. Die eingeladene Person registriert sich über den Link oder meldet sich mit einem bestehenden Werkzeu.ge-Konto an. Der Mitarbeiter-Login kostet nichts extra.

Was sehen Beschäftigte im Self-Service?

Sie sehen nur ihren eigenen, freigegebenen Bereich. Dazu können Resturlaub, eigene Anträge und Zeiten, veröffentlichte Schichten sowie freigegebene Dokumente gehören. HR-Daten anderer Beschäftigter werden dadurch nicht sichtbar.

Kann ich die Lohnabrechnung vollständig in Personarium erledigen?

Nein. Pro bündelt Zeitdaten, Zuschläge und Abwesenheiten und erzeugt vorbereitende Textausgaben für den weiteren Prozess. Berechnung, Meldung, Auszahlung und fachliche Prüfung bleiben bei Lohnbüro, Steuerberatung oder deinem Abrechnungssystem.

Wo liegen die Personaldaten?

Kernanwendung und primäre Speicherung laufen auf Hetzner-Infrastruktur in Deutschland. Verschlüsselte Datenbanksicherungen werden in einer weiteren Hetzner-Region in der EU aufbewahrt. Besonders sensible Felder werden zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt.

Sind Fakturen und Projektmanagement wirklich im selben Abo?

Ja. Plus und Pro gelten für Werkzeu.ge als Ganzes. Welche Funktionen du nutzen kannst, richtet sich nach deinem Tarif. Gemeinsame Organisationen und weitere Nutzer mit allen Werkzeugen benötigen Pro und gebuchte Team-Plätze. Mitarbeiter-Logins für das Mitarbeiterportal kosten nichts extra.

Was passiert bei einer Kündigung mit meinen Daten?

Vor einer Kündigung solltest du benötigte Dokumente und angebotene Fachexporte sichern. Kontobezogene Daten kannst du selbst exportieren. Organisationsbezogene Personaldaten und weitergehende Datenschutzanfragen werden nach Berechtigungsprüfung über den Datenschutzkontakt bearbeitet. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können eine sofortige Löschung einzelner Daten ausschließen.

Produktanleitung, Datengrenzen und QuellenFür Verantwortliche, Datenschutz und fachliche Prüfung

Produktanleitung und Grenzen

So funktioniert Personarium wirklich.

Personarium hilft bei der internen Personalorganisation. Es erstellt keine Lohnabrechnung, ersetzt keine arbeitsrechtliche Beratung und entscheidet nicht automatisch über Urlaub, Arbeitszeit, Bewerbungen oder Vergütung.

Einordnung der VorschauDie interaktive Produktvorschau auf dieser Seite verwendet ausschließlich synthetische Beispieldaten. Alle Änderungen bleiben im Arbeitsspeicher der Vorschau; sie greift weder auf dein Werkzeu.ge-Konto noch auf Organisationsdaten zu.

Ein sinnvoller Start in fünf Schritten

  1. Organisation und Rollen einrichten

    Lege Verantwortliche, Teams, Vorgesetzte sowie Rollen und Sichtrechte fest. Prüfe die Sichtbereiche vor dem Import oder der ersten Einladung.

  2. Mitarbeiterakten anlegen

    Erfasse Stammdaten, Beschäftigung, Urlaubskontingent, Dokumente und organisatorische Zuordnung.

  3. Urlaub und Zeiten konfigurieren

    Hinterlege Bundesland, Arbeitszeitmodell, Kontingente und Freigabewege passend zu deinem Betrieb.

  4. Self-Service gezielt freigeben

    Lade deine Beschäftigten mit einem Mitarbeiter-Login ein, das kostet nichts extra. Einen Pro-Platz brauchen nur Leitung und Personalverwaltung.

  5. Monat prüfen und übergeben

    Prüfe Zeitdaten, Zuschläge und Abwesenheiten, bevor du einen vorbereitenden Export an Lohnbüro oder Steuerberatung weitergibst.

Was gespeichert und verarbeitet wird

  • HR-Daten werden organisationsbezogen gespeichert und nach Rolle sowie Bereich geprüft.
  • Besonders sensible Feldwerte werden zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt.
  • Dokumente liegen im Aktenschrank und erscheinen nur in vorgesehenen Akten und Freigaben.
  • Viele Änderungen sowie Zugriffe auf besonders geschützte Bereiche werden im HR-Protokoll erfasst. Die Protokollierung sensibler Lesezugriffe ist technisch als Best-Effort-Vorgang ausgelegt.

Was Personarium nicht verspricht

  • Plus ist auf fünf aktive Mitarbeiterakten begrenzt und enthält keinen Team-Self-Service.
  • Arbeitszeit-, Urlaubs- und Zuschlagswerte müssen anhand Vertrag, Tarif, Betriebsvereinbarung und Gesetz geprüft werden.
  • Lohnvorbereitung ist kein vollständiger Abrechnungslauf und keine Behördenübermittlung.
  • Analysen und Vorschläge treffen keine Personalentscheidung.
Personarium öffnenMitarbeiterportal öffnenIm vollen Werkzeu.ge-Arbeitsbereich öffnen

Veränderliche Fachangaben prüfen

Für Arbeitszeit, Datenschutz und andere veränderliche Anforderungen sind die aktuellen Originalquellen und die Bewertung deines konkreten Falls maßgeblich.

Bundesarbeitsgericht: 1 ABR 22/21ArbeitszeitgesetzBundesurlaubsgesetz: § 7Bundesdatenschutzgesetz: § 26NachweisgesetzDatenschutz-Grundverordnung

Bereit für eine ruhige Personalwoche?

Eine Akte anlegen. Den Rest verbunden halten.

Teste Personarium 14 Tage und entscheide danach, ob Plus, Pro Solo oder Pro Team zu deinem Betrieb passt.

Personarium 14 Tage testenZum Mitarbeiterportal
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